Pár rokov dozadu bol môj život jeden veľký neporiadok. Môj dom, môj pracovný stôl, moja myseľ. Všetko bolo totálne zapratané zbytočnými vecami. Časom som sa priučil pár návykom, ktoré môj život od základov usporiadali.

Či som perfektný? Jasne, že nie a nikdy ani nebudem. Viem však čo sa kde nachádza. Viem čo treba dnes spraviť. Väčšinou času nezabúdam veci a môj dom je jednoduchý a relatívne čistý.

1. Zredukujte to, čo sa chystáte zorganizovať

Veľkou chybou, ktorej sa dopúšťa veľa ľudí pri organizovaní vecí, úloh alebo projektov je, že majú celú kopu vecí k zatriedeniu a tým sa celé triedenie stáva veľmi neprehľadné. Ak máte skriňu naplnenú kopou vecí, môžete si kúpiť ďalšiu skriňu, ale aj tak budete mať skrine s neporiadkom vnútri. Rovnako je to aj v manažovaní času. Môžete sa snažiť organizovať preplnený diár, ale aj tak bude preplnený úlohami. Riešenie: redukujte, eliminujte, zjednodušujte.

Ak  máte skriňu naplnenú sto vecami a vyhodením ich zredukujete na desať, ktoré máte radi a používate, tak v tom prípade nepotrebujete žiadny organizér. Rovnako je to aj v manažovaní času. Ak máte dnes stihnúť dvadsať vecí a zredukujete si ich len na tri, v tom prípade nepotrebujete žiadny diár alebo rozvrh.

Ako redukovať: Vyberte všetko z vašej skrine alebo zásuvky, vrátane vášho zoznamu. Vyčistite a naspäť dávajte iba tie veci, ktoré naozaj máte radi a budete ich pravidelne používať. Takto sa oslobodíte od veľkého množstva ostatných vecí. Zbavte sa ich predaním alebo darovaním niekomu kto si ich užije. Ak sa neviete zmieriť s vyhodením niektorých vecí, dajte ich do krabice s označením „možno“ a uskladnite v pivnici alebo na inom mieste, ktoré slúži na odkladanie vecí. Označte tieto veci ceduľkou s dátumom a popisom a ak sa k nim počas nasledujúcich šiestich mesiacov nevrátite. Vyhoďte ich.

2. Vždy si zapisujte

Naše mozgy sú skvelé veci, ale taktiež sú aj často deravé ako sito. Nepamätáme si veci, keď si ich nepotrebujeme pamätať a to sa najčastejšie stáva vtedy keď ich nepoužívame. Namiesto toho aby ste používali váš mozog ako skladisko vecí, si ich  niekam zaznačte. Vždy keď sa niekam vyberiem, mám pri sebe zápisník a zapisujem si doň okamžite veci. Neskôr si prepíšem moje myšlienky alebo úlohy do kalendára alebo diára, a tak na ne nikdy nezabudnem.

3. Majte na všetko jednu krabicu, ktorú pravidelne vybavíte

Vlastne potrebujete dve krabice. Jednu u vás doma a druhú v práci. Veľa ľudí má však aj viac ako dve. Papiere prichádzajú na stôl a zaberajú množstvo miesta. Všade sú polepené telefónne odkazy. Vlastné poznámky sú tiež všade naokolo. Namiesto toho si vytvorte jednu krabicu a do nej dávajte všetky takéto podobné veci. Následne raz za deň ( alebo raz za týždeň, ako je vám lepšie ), vybavte všetky odkazy v krabici, tak aby ostala prázdna. Zahoďte ich, delegujte odkazy, alebo si ich zapíšte ďalej na spracovanie, ale urobte s nimi niečo teraz. V žiadnom prípade si nenechávajte ich vybavovanie na neskôr.

4. Všetko má svoje miesto

Podobne ako v predošlom bode. Nezabúdajte, že všetko vo vašom živote by malo mať svoje miesto. Kam si dávate kľúče od auta? Mali by ste pre ne mať jedno miesto ( blízko pri dverách bude najlepšie ) a už ich nikdy nebudete hľadať po celom byte. Kam si dávate perá? Alebo časopisy? Svoje deti učím aby každá hračka alebo vec v izbe mala svoje miesto ( aj keď často kráť ich hráčky ostávajú v strede izby, opustené a bez domova, ale to sú deti ), ale podobný koncept platí aj pre nás dospelých. Naučte sa aby mala každá vec v dome svoje miesto. Najlepšie urobíte ak to bude jedno miesto. Značky vám pomôžu ľahšie si zapamätať, čo kde sídli. Odteraz ak nájdete niečo na vašom stole alebo posteli, budete vedieť, že to tam nepatrí. Nájdite všetkému domov a nepohadzujte veci len tak naokolo. Podobný koncept aplikujte aj pri informáciách.

5. Dajte to preč teraz

Veľa ľudí má zvyk dať niečo na stôl s tým, že neskôr si to pozriem a dám preč. Bohužiaľ toto je spôsob akým si vytvárate na stole neporiadok a robíte si ho neprehľadným. Namiesto toho dajte tie veci preč hneď. Zaberie vám to len pár sekúnd a odstránením tohto zvyku si ušetríte zdĺhavé upratovanie, triedenie a organizovanie, ktoré vás čaká neskôr. Ak sa pristihnete, že si niečo za týmto účelom kladiete na stôl, zastavte sa a prinúťte sa to dať preč. Po čase sa to stane úplne prirodzené.

6. Upratujte za behu

Tento bod je veľmi blízky bodu 7. Použiť ho je veľmi efektívne, pretože je oveľa jednoduchšie upratovať veci počas práce alebo počas dňa, ako si ich nechať nakopiť a robiť veľké upratovanie neskôr. Napríklad ak varíte, pokúste sa umývať riady hneď po tom, ako ich použijete a postupne utierajte drez, ako by ste si mali nechať veľký neporiadok na neskôr. Podobné princípy je dobré aplikovať všade kde sa nachádzame. Je predsa jednoduchšie robiť veci v malom množstve, ako si ich nechať nakopiť, zastrašiť sa nimi a odložiť na neskôr.

7. Zaveďte si systém

Ak máte všetko zorganizované, možno práve teraz sedíte a vychutnávate si tú výhodu. Mať všetko zorganizované a pracovať v prehľadnom prostredí je ohromne uspokojujúce. Problém je však v tom, že po čase sa tieto veci často opäť stávajú neprehľadné zložité. A tak vzniká opäť chaos. Riešením je zavedenie systému, ktorý zabezpečí, že všetko bude stále zorganizované ako predtým. Napríklad, to s krabicami, čo som spomínal vyššie, je systém. Sú to špecifické procedúry, ktoré vykonávate so všetkými prichádzajúcimi papiermi a taktiež v tom máte rutinu robiť to raz za deň alebo za týždeň. Každý ďalší systém funguje na podobnej báze. Zaveďte si systém pre vybavovanie papierovačiek, mailov, pre drobné práce, v cvičení a vo všetkom ďalšom. Raz sa dostanete do stavu, kedy budete vedieť o všetkom, čo sa deje s vašimi vecami.

A to znamená, že vaše veci sa stali zorganizované!