Keď nemáte pod kontrolou svoj čas, čas má pod kontrolou Vás
V dnešnej rýchlej dobe sme zavalení množstvom povinností v práci aj mimo práce. Ľudia majú často pocit, že „nestíhajú“. Je aj Váš diár plný nesplnených úloh a neraz odchádzate z práce s pocitom, že ste „nič neurobili“? Stíhate sa popri každodenných povinnostiach venovať aj sebe, rodine, relaxu a tomu, čo Vás baví? Treba si uvedomiť, že žijeme v dynamickej dobe, a preto sa tradičný prístup k time manažmentu musí tiež zmeniť. EFEKTÍVNY TIME MANAŽMENT podľa MODELU VPS odhaľuje nové prístupy a techniky, ktoré nás učia, ako mať svoj čas pod kontrolou.
„Čas má obrovskú hodnotu a iba my rozhodujeme, ako s ním nakladáme. Každý človek má denne k dispozícii 24 hodín, či už je to prezident alebo predavač. Je na každom z nás, čo za tých 24 hodín stihneme“, hovorí Jaroslava Vaculčiaková, trénerka, koučka a autorka VPS modelu plánovania času. „Základom efektívneho time manažmentu je zameriavať sa na VÝSLEDKY, nie na plnenie úloh. Ďalšou dôležitou zásadou je zameriavať sa na PRIORITY. Takže aj keď v priebehu dňa nestihneme urobiť všetko zo zoznamu úloh, mali by sme stihnúť všetko PODSTATNÉ. Treťou dôležitou zásadou je plne sa SÚSTREDIŤ sa na to, čo robíme a v pravidelných intervaloch STRIEDAŤ prácu s odpočinkom“, dodáva Jaroslava Vaculčiaková.
Pozrite sa na 7 základných chýb, ktorých by ste sa mali vyvarovať, keď chcete byť efektívnejší, úspešnejší, spokojnejší a stihnúť viac za menej času.
- Začínať deň vybavovaním e-mailov
Jednou z najzásadnejších chýb time manažmentu je plniť úlohy niekoho iného, nie svoje. Klasickým príkladom je, keď príde ráno zamestnanec do práce, otvorí si mailovú schránku, prechádza si postupne emaily a robí to, čo od neho chcú iní. Potom mu nezostane čas urobiť to podstatné a často si ani nestihne uvedomiť, čo by to malo byť… Tak prejde celý pracovný deň a na konci si s hrôzou uvedomí, že dnes som vlastne „nič neurobil“…
- Najdôležitejšie úlohy si nechávať na koniec
Typický príklad nesprávneho time manažmentu: „Dnes mám v diári naplánovaných 20 úloh. Keďže chcem mať čím-viac „odfajknutých“, začínam tým, čo je najjednoduchšie a zaberie to najmenej času. A to najdôležitejšie si nechám na potom, keď budem mať viac času a kľudu, aby som sa na to mohla sústrediť.“ Obrovská chyba! Keď som neovládala zásady skutočne efektívneho time manažmentu, aj ja som väčšinou takto postupovala. Obvykle to dopadlo tak, že to najdôležitejšie som robila doma v noci. Tajomstvo efektívneho time manažmentu spočíva v tom, že najdôležitejšie veci robíme najskôr a venujeme im vopred definovaný čas. Na začiatku pracovného dňa máme obvykle aj viac energie a sme schopní lepšie sa sústrediť.
- Nemať jasne stanovené priority
Jednou z najväčších chýb pri nesprávnom time manažmente je, že ľudia nemajú stanovené jasné priority. Plnia úlohy v poradí, v akom im prichádzajú alebo v akom si ich zapíšu do diára. To najdôležitejšie potom stále odsúvajú. Tak vzniká nikdy nekončiaca prokrastinácia. Najdôležitejšie je stanoviť si, ktoré úlohy majú prioritu číslo 1, ktoré prioritu číslo 2 a ktoré prioritu číslo 3. Úlohám s najvyššou prioritou je potrebné venovať najviac času, následne sa venovať úlohám s prioritou 2 a najmenej času venovať úlohám s najnižšou prioritou.
- Sústrediť sa na plnenie úloh, nie na výsledky
Efektívny time manažment podľa modelu VPS vychádza z toho, že dôležité nie sú aktivity, ale výsledky. Dnešná doba je veľmi dynamická a všetko sa mení takým tempom, že aj prístup k time manažmentu musí fungovať odlišne. Podľa Paretovho zákona platí, že 80 % aktivít prináša 20% výsledkov a 20% aktivít prináša 80% výsledkov. Ako byť teda efektívnejší? Zamerať sa na aktivity, ktoré prinášajú výsledky. …. A v tom je problém mnohých tradičných prístupov a seminárov o time manažmente. Zameriavajú sa totiž viac na plnenie úloh a „odfajkávanie tikov“ v zozname úloh ako nad reálnym dosahovaním výsledkov.
- Robiť viac vecí naraz
Poviem Vám tajomstvo: Multitasking nefungujeJ A viete prečo? Pretože podľa neurologických výskumov sa náš mozog nedokáže sústrediť v jednom okamihu na viac ako jednu aktivitu. Keď sa snažíme robiť viac vecí naraz, nerobíme nič poriadne. Naša produktivita a sústredenosť prudko klesá a náš organizmus to nesmierne vyčerpáva. Schopnosť sústrediť sa a podávať efektívny výkon sa znižuje, úroveň stresu a nervozity sa zvyšuje. Na realizáciu každej úlohy potrebujeme v konečnom dôsledku oveľa viac času a energie ako keby sme ich robili postupne. Okrem toho narastá psychická vyčerpanosť, čo sa po čase začne prejavovať aj na fyzickej úrovni v podobe rôznych ochorení.
- Nemať čas na plánovanie času
Ľudia sú takí zaneprázdnení, že nemajú čas naplánovať si, čo budú robiť dnes, tento týždeň, tento mesiac. Dôležité je tiež zamyslieť sa nielen nad tým, čo budem dnes robiť a ako to budem robiť, ale aj nad tým, či to, čo robím, prináša očakávané výsledky. Trochu mi to pripomína príbeh o múdrom starcovi, ktorý prechádzal okolo jedného mladíka. Mladík usilovne pílil strom bez prestávky už celé hodiny. Bol úplne vyčerpaný, no strom stále stál. Mudrc sa pri ňom pristavil a povedal: Skús si oddýchnuť a nabrúsiť si pílku, pôjde Ti to ľahšie. A mladík odpovedal: Nemám čas, musím píliť… Keď išiel okolo o pár hodín, mladík stále úplne vyčerpaný pílil strom a strom stále stál… Takže je veľmi dôležité venovať čas plánovaniu aj vzdelávaniu. Jeden deň strávený na seminári Efektívny time manažment http://www.anteaconsulting.sk/efektivny-time-management/ nám môže ušetriť stovky hodín neefektívne strávených v práci.
- Nechať sa vyrušovať
Ako sme si už hovorili, človek je najviac efektívny, keď pracuje sústredene na jednej úlohe. V dnešnej dobe sme ale nepretržite vyrušovaní telefónmi, kolegami, e-mailmi, správami a inými podnetmi. Niektorí ľudia sa dokonca domnievajú, že sú takí schopní v multitaskingu, že počas práce stihnú sledovať aj najnovšie informácie a novinky na internete, sociálnych sieťach a podobne. A potom sa sťažujú, že pracujú 15 hodín denne… Vedeli ste, že keď je náš mozog vyrušený, trvá mu 15 minút, kým sa dokáže znova sústrediť a koncentrovať? Aj telefonovanie je aktivita, tak si na ňu vyhraďte čas a nedvíhajte telefón vždy, keď Vám zazvoní. Môžete predsa zavolať naspäť, keď dokončíte dôležitú úlohu, na ktorej práve pracujete. To isté platí aj pri iných podnetoch, ktoré rušia Vašu pozornosť.
Ing. Jaroslava Vaculčiaková, PhD.
trénerka a koučka v oblasti komunikácie a soft skills
