Priznám sa, že produktivita donedávna nepatrila medzi moje silné stránky. Moje dni začínali nasledovne: Ráno som vstal plný optimizmu a ambícií dokončiť počas dňa všetko, čo som mal v pláne, večer som však vždy smutne konštatoval, že sa mi to opäť nepodarilo. Najhoršie na tom bolo, že som si uvedomoval, že môj problém nespočíva v príliš krátkych dňoch a ani v tom, že si na svoje plecia naberám veľké množstvo úloh. Najväčší problém bol v samotnom plnení úloh.
Po čase som odhalil niekoľko medzier, ktoré mi bránili počas dňa stihnúť všetko, čo som si zaumienil a dnes by som sa s vami o ne rád podelil.
1. Plánujte už večer pred spaním
Po náročnom dni to môže byť ťažké, ale vyplatí sa to. Ak si ešte večer pred spaním spíšete všetky potrebné úlohy, ktoré chcete nasledujúci deň vykonať, ráno sa môžete hneď po káve vrhnúť do ich plnenia. Hneď z rána tým ušetríte pár minút a aj síl, ktoré by ste strávili nad plánovaním vášho dňa.
2. Všetky úlohy majte na jednom mieste
Často sa mi stávalo, že som musel medzi kopou papierov alebo mailov hľadať, čo ešte potrebujem spraviť. Tým som strácal opäť drahocenný čas a sily, ktoré som mohol využiť na plnenie úloh. Aj z toho dôvodu je veľmi dôležité, aby ste mali všetky vaše úlohy zaznamenané na jednom mieste. Môže to byť papier, poznámky v mobile, diári, alebo koncept v maily. Jednoducho čokoľvek. Kľúčové je, aby ste mali všetky úlohy pri sebe.
Okrem toho, že tým šetríte čas, získavate nad vašou prácou prehľad. Viete, ktoré úlohy ste spravili, ktoré vás ešte čakajú a koľko vám ich ešte zostáva. No a pohľad na stále viac a viac odfajknutých úloh pôsobí veľmi motivačne a dodáva vám silu dokončiť tie nasledujúce.
3. Spravte tú najnáročnejšiu úlohu ešte pred obedom
Patrím medzi ľudí, ktorí si radi nechávajú to najľahšie na koniec a očividne v tom nie som sám. Ako povedal Mark Twain:
Hneď z rána zjedz jednu živú žabu a po zvyšok dňa sa ti zaručene nič horšie nestane.
Určite ste už počuli o krivke výkonnosti a určite viete, že s pribúdajúcim časom nezastaviteľne klesá. Prečo si potom nechávať náročné úlohy až na koniec?
Spraviť ich ešte pred obedom má niekoľko výhod. Ráno ste viacej sústredenejší, máte viacej síl a koniec koncov aj odhodlania niečo spraviť. Ak neustále pracujete len na jednoduchých úlohách, kdesi tam v kútiku mysle viete, že vás ešte čaká to najťažšie. Akoby ste stále pred sebou tlačili nejaký balvan. Ak spravíte tu najťažšiu úlohu hneď z rána, zmocní sa vás oslobodzujúci pocit, ktorý bude pre vás zároveň motiváciou. Na obed tak pôjdete s pocitom, že to najťažšie máte už za sebou.
4. Nenakladajte si na plecia príliš veľa
Z vlastnej skúsenosti viem, že počas dňa dokážem plnohodnotne splniť jednu náročnú úlohu, tri stredne náročné a päť jednoduchých. Nazýva sa to pravidlo 1-3-5. Samozrejme, netreba sa ho striktne držať a je jasné, že toto pravidlo je modifikovateľné pre individuálne potreby každého z nás. Jedno však viem, viacej sa dá počas dňa stihnúť len ťažko.
Niektorým z vás sa môže stať, že sa počas dňa objavia nejaké nečakané úlohy. Napríklad zavolá šéf, že potrebuje, aby ste niečo spravili. Ak sa to stáva pravidelne, nechajte si vo vašom zozname úloh voľné miesto aj na takéto prípady.
5. Redukujte stretávanie sa
Niekoho práca môže vyžadovať osobné stretnutia. Práve tu strácame najviac času, ktorý nám pohltí cestovanie alebo čakanie, ak máme počas dňa týchto stretnutí viac.
Sú však všetky stretnutia potrebné? Skúste sa zamyslieť či sa niektoré úlohy nedajú vybaviť telefonicky alebo mailom. Ak nie, dohodnite si vaše stretnutia na jednom mieste a hneď za sebou, zredukujete tým čas strávený čakaním.
6. Zbavte sa rozptýlení
Veľmi veľa času počas dňa strácame aj vďaka neustálemu odbáčaniu od úloh. Stačí malý pohľad na Facebook a zrazu sa pristihnete pritom, ako si prezeráte fotky niekoho, koho ani nepoznáte. Vypnúť. Ak Facebook nepoužívate práve na pracovnú komunikáciu, počas práce sa mu vyhýbajte míľovými krokmi. Rovnako ak nepotrebujete vybavovať nejaké telefonáty, vypnite si zvonenie. Aj malé prerušenie sústredenia znamená, že stratíte pár minút, ktoré musíte vynaložiť na to, aby ste sa dostali späť k riešeniu daného problému.
A pokiaľ je vaša práca kreatívna, môže sa stať, že vám unikne nejaká dôležitá myšlienka a to si predsa nemôžete dovoliť. Ak sú zdrojom vašich rozptýlení priamo kolegovia v práci, ktorí za vami neustále chodia s nejakými prosbami, pomôcť by mohli v tomto prípade slúchadlá do uší. Dávate tým najavo, že momentálne máte svoj svet a nemáte záujem byť rušený.
Samozrejme, nič nefunguje stopercentne a zvlášť pri tak chúlostivej téme ako je produktivita. Avšak dodržiavaním odporúčaní zhrnutých v tomto článku máte veľkú šancu, že počas dňa stihnete naozaj všetko, čo si naplánujete.
Ak máte aj vy nejaké osvedčené spôsoby, ktoré vám pomáhajú pri produktívnejšom plnení úloh, budem rád, keď sa s nimi podelíte v komentároch.
