Čo robí človeka produktívnym? Je to schopnosť pracovať ako robot alebo hodinky? Je to jeho disciplinovanosť? Je to jeho rýchlosť výkonu práce? Ako sa dá zvýšiť produktivita práce? Existuje nejaký vzorec?
Pred tým ako začneme diskutovať o tom, čo tvorí produktívneho človeka, zamerajme sa najskôr na charakterizovanie produktivity (produktivita práce). Bežná definícia produktivity spočíva v schopnosti chrliť veľa práce, za čo najkratší čas. To však nie je až taká pravda. Môj názor je taký, že sa jedná o schopnosť vyvinúť za čo najkratší čas, prácu s čo najväčším významom. Tiež si myslím, že produktivita zavisí aj od toho, ako dokážete riadiť sami seba a nezabúdal by som ani na vaše zvyky. Tým, že selektívne uprednostníte niektoré zvyky nad inými, môžete za ten istý čas, dosiahnuť ešte väčší výkon.
Teraz sa pustite do čítania o ôsmich dôležitých zvykoch, ktoré vám pomôžu stať sa produktívnejším. Zamyslite sa nad nimi a porovnajte ich s tými vašimi.
Zvyk 1. Nemilosrdne odrežte nepodstatné (sústreďte sa na dôležité)
Prvá vec spočíva v absolútnom odstránení nepodstatných vecí, ktoré nás len zbytočne brzdia. Kamkoľvek sa pohybujem, vždy si zapisujem, čo mám za daný deň vykonať. Na základe vyhodnotenia dôležitosti jednotlivých úkonov, následne stanovím poradie. Potom overujem či je to najlepší spôsob využitia môjho času a rovnako aj to, aké výsledky mi dané činnosti prinášajú.
Ak tak robím, uisťuje ma to, že vykonávam absolútne najdôležitejšie činnosti dňa. Menej podstatné veci tak prekladám na neskôr alebo úplne vymazávam zo zoznamu. Opýtajte sa sami seba, ako dôležité je to, čo momentálne vykonávate? Prenáša vás to bližšie k splneniu svojich snov? Vytvára to väčší dopad na váš život? Je to absolútne najlepšie využitie vášho času alebo by ste mohli prejsť na hodnotnejšie úlohy? Ak nie, možno je čas na zmenu. Nerobte zbytočne nepodstatné. Chyba spočíva v tom, že veľa ľudí klasifikuje bežné úlohy ako hodnotné. Vyššie uvedenými otázkami, by som chcel vyjadriť, že sa zameriavam na úlohy, ktoré ma posúvajú bližšie k splneniu môjho sna. Rovnako tak beriem do úvahy aj úlohy, ktoré mi pomáhajú napredovať v mojich cieľoch. Stanovením pre nás dôležitých úloh to, ale ešte nekončí. Pomerne často sme vystavovaní náhodným žiadostiam počas dňa. Zvykol som na ne ihneď reagovať. Povedzme , že príde náhodná požiadavka a okamžite ju vybavíme v priebehu 5 až 10 minút. Je to rovnaké pre rôzny počet nasledovných požiadaviek. Po chvíli však zistíme, že nám to zabralo veľa času a rozumný výsledok nikde. Mohli by sme si myslieť, že sme produktívny, ale jedná sa tak len o falošnú produktivitu. Dnes to preto riešim oddelením urgentných úloh. V priebehu určitého času nahromadím všetky úlohy a na konci im pridelím určitý čas. Rovnako tak jednám aj s urgentnými úlohami a snažím sa ich vybaviť na jeden raz. Ukázalo sa, že všetky naraz dokážem vybaviť oveľa rýchlejšie, ako keby som sa im venoval priebežne.
Zvyk 2. Prestávky volte strategicky
Nemyslím si, že vysoká produktivita práce, znamená pracovať non-stop ako robot. Práve naopak, keď tak konáte, stávate sa menej produktívnymi. Zatiaľ čo narastajú vaše odpracované hodiny, jednotka práce je nižšia ako priemerná. Dodatočná vyprodukovaná jednotka práce dokonca klesá. Môže to znieť pomerne zmätene, ale jedná sa len o fakt, že čím dlhšie pracujete, tým ste viac a viac unavený, čo spôsobuje pokles produktivity. Prestávka je veľmi dôležitá. Bez ohľadu na to, ako veľa chcete pracovať, v živote sú oblasti, ktoré nemôžete splniť. Jedná sa o lásku, rodinu a zdravie. To je dôvod, prečo sa náš život skladá z viacero častí a nie len jednej. Každá časť je odlišná a nenahraditeľná inou. Prestávkou je aj myslená pauza od všetkého, mimo vášho biznisu, kariéry a štúdia. Ak ste živnostník, alebo máte flexibilný pracovný čas, môžete si udávať prestávky podľa svojej potreby. Môžete ich však praktizovať aj v bežnom pracovnom nasadení. Kedykoľvek sa cítite byť menej produktívny, vrhnite sa na krátku prestávku. Odíďte od stola, choďte sa napiť, poprípade si zájdite na toaletu, poprípade sa pozhovárajte s kolegom o práci. Krátkym oddychom dobijete batérie a budete plne pripravení pustiť sa do plnenia ďalších úloh
Produktivita práce – ak nebudete robiť prestávky, váš výkon bude postupne klesať.
Produktivita práce– s malými prestávkami dokážete udržať váš výkon na relatívne rovnako vysokej úrovni.
Zvyk 3. Vyhnite sa rozptýleniu
Rozptýlenie ako také spôsobuje trhliny vo vašej produktivite. Môže sa jednať o hudbu, ktorú počúvate, spomalený počítač, ktorý používate, nechcené telefonáty, výstrahy prichádzajúcich e-mailov, internet a v neposlednom rade sociálne siete. Tieto veci vás väznia a zabraňujú vám v dokončení rôznych úloh. Čo by ste mali spraviť v danej situácií? Zbavte sa všetkého rozptýlenia alebo sa presuňte na miesto, kde vás nezastihnú. Najväčším faktorom rozptýlenia v práci je internet. Keď si naša práca vyžaduje prácu na internete, máme tendenciu klikať na rôzne stránky, ktoré spôsobujú rozptýlenie a tým sa brzdí naša celková produktivita. V tomto prípade nám nepomôže nič iné, ako vytiahnuť kábel. Zamerajte sa na svoju dennú rutinu a zamerajte sa na faktory, ktoré vás spomaľujú. Čo vás rozptyľuje? Skúste experimentovať a pracujte na rôznych miestach. Nastavte si vaše okolie. Čím viac bŕzd odstránite, tým produktívnejšími sa stanete.
Zvyk 4. Zaťukajte na svoju vlastnú inšpiráciu
Nemôžem prízvukovať, aká je dôležitá maximalizácia výstupu. No bez ohľadu na to, v akej oblasti pracujete, je to vaša inšpirácia, ktorá je kľúčom k výstupu. Napríklad, inšpirovaný programátor vyvíja programy, ktoré ľuďom uľahčujú ich každodenný život. Inšpirovaný muzikant píše jednu pesničku, za druhou. Čo preto teda robíte vy? Čakáte nečinne, kým sa dostaví inšpirácia? Často počujem, že ľudia vyčkávajú, pretože im chýba inšpirácia. Ja si však myslím, že to nie je o vyčkávaní, ale v ponáraní sa do vašej inšpirácie. Ako na to? Je to jednoduché, myslite len na veci, ktoré vás v živote inšpirujú. Je to pomoc druhým v ich raste? Spájanie sa s ľuďmi? Je to uznanie, za vašu prácu? Práca s chudobou? Pomoc nešťastníkom? Byť jednotkou vo vašom okolí?
Ako to môžete dosiahnuť? Nájdite svoju motiváciu a nechajte sa ňou viesť. Mojou najväčšou inšpiráciou je, sledovať úspechy blízkych osôb.
Zvyk 5. Vytvorte bariéry vstupu
V dnešnej dobe oceňujem najmä jednoduchý spôsob, akým je možne spojiť sa s inou osobou. Každý je vzdialený len o telefonát, sms alebo e-mail. Zároveň, sa tak svet stal vysoko rušivým miestom pre život. Každú minútu prichádzajú nové žiadosti. Váš telefón zvoní, prichádzajú sms a váš e-mail sa neustále otriasa. Správy neustále prichádzajú a vyžadujú si vašu pozornosť. Vždy, keď sa o tieto veci zaujímate, rušíte sa od vykonávania vecí, na ktorých vám záleží. Čo v takom prípade robiť? Venovať sa skutočnej práci a to tak, že vytvoríte bariéru, čím sa stávate ťažšie dosiahnuteľní. Ľudia to po chvíli zistia a budú sa držať pravidla, ako vás zastihnúť, keď sa niečomu venujete. Nie je to o komplikovaní alebo stavaním sa nad ostatných. Jedná sa o zameriavanie sa na to, na čom vám vo vašom živote najviac záleží.
Zvyk 6. Optimalizujte časové slučky
Časová slučka zodpovedá času, ktorý vzniká medzi vašimi udalosťami. Väčšinou sa vytvoria, keď na niekoho čakáte, komunikujete alebo chodíte z jedného miesta k druhému. Nahliadnite do svojho rozvrhu. Ako sa dá tento čas zužitkovať? Majte pripravené určité aktivity, ktorých sa budete držať, ak sa do takejto situácie dostanete. Môže to byť napríklad počúvanie hudby, čítanie knihy alebo aj plánovanie. Budete prekvapení, čo všetko sa dá zvládnuť za tak krátky čas. Takže, radšej ako plytvaním časom, skúste sa zamerať na nejakú aktivitu.
Zvyk 7. Časový prehľad
Základná zásada produktivity. Znamená to, že ak si nestanovíte čas, môže vám trvať večnosť, kým splníte danú úlohu. Ak si stanovíte dva týždne, bude to trvať dva týždne. Zaujímavosťou je, že ak si stanovíte jednu hodinu, naozaj to aj stihnete, ale iba ak vážne chcete. Takže, ustanovte si určitý časový plán. Ak tak spravíte, zameriate sa na dokončenie práce v danom časovom horizonte a tým si dláždite cestu v reálny úspech. Majte jasno v tom, čo chcete dosiahnuť, samozrejme s časovým prehľadom. Čo chcete dokončiť tento mesiac? Čo vás núti pozerať sa späť, myslieť nad tým, že dnes ste najlepšie využili daný čas a, že sa už nedalo lepšie? Stanovte si to ako svoj cieľ. Z toho si určite vaše týždňové zámery. Nasledovne si tak môžete stanoviť svoje denné zámery, ktoré povedú k uskutočnení vášho primárneho cieľa.
Zvyk 8. Zautomatizujte, čo sa len dá
Technológia nám dnes pomáha automatizovať veľa vecí, ktoré robíme. Aj, keď nie je možné plne zautomatizovať danú úlohu, môžete tento systém aspoň čiastočne využiť. Napíšte si všetky veci, ktoré denne robíte a následne sa ich snažte zautomatizovať.
Tu sú niektoré z neproduktívnych činností, ktoré denne vykonávame:
- vymazávanie správ, e-mailov
- platenie účtov
- plánovanie stretnutí
- plánovanie dňa, týždňa, mesiaca (neproduktívne, pretože sa stále jedná o plánovanie a nie samotné konanie)
Neustále hľadám spôsoby, ako zautomatizovať každodenné činnosti, tak aby som mohol venovať viac času vytváraniu hodnoty, radšej ako uviaznuť v náročnej práci. Automatizáciou činností, ktoré máte vykonať, si rezervujete čas na absolútne najdôležitejšie veci. Ak pri nejakej činnosti pocítite deja vu, je to podnet na jej zautomatizovanie.
Ktoré zvyky môžete uplatňovať vo vašom súčasnom živote? Precvičujte ich a uvidíte, že rovnako tak okamžite stúpne aj vaša produktivita práce.
